第3回　監査法人との連携と外部リソースの活用で効率的なプロジェクトを

ITツールの利用は「汎用性」重視で

　コンサルタントと同様に、プロジェクトを遂行するに当たり、一度は検討することになるのが、ITツールの利用である。ITツールは上手に利用することにより、プロジェクトの効率を大きく向上させる可能性がある。

　内部統制プロジェクトの支援ツールは大きく２つに分けられる。「文書作成ツール」と「文書管理ツール」だ。

　「文書作成ツール」は、主に“業務処理統制”の文書化作業を行なう際に、文書作成をアシストしてくれるものである。文書化作業では、一般にExcel、PowerPoint、Visioのように、誰でも利用でき、追加費用がそれほどかからない汎用ソフトを使うケースも多いが、作業負荷の軽減や文書の品質管理、メンテナンス性向上の観点から、専用ツールの利用も一考に価する。

　ただし、「文書作成ツール」の種類・機能は多岐に渡り、選定するためのコスト、時間を考えると、一から検討する余裕はさほど残されていない。むしろ、現場からの特に強い要望がなければ、前述のように、すでに社内で利用されている汎用ソフトで作成するのが良いだろう。仮に専用ツールを利用するなら、実際の導入事例などを参考に、信頼できるものを選択するようにしたい。

　「文書管理ツール」は、今後、毎年管理・運用する成果物を一元管理するためのツールである。もちろん、文書は社内に存在するファイルサーバで直接管理することも可能ではあるが、「文書管理ツール」にはドキュメントへの更新権限の管理や、ファイルのバージョン管理、最終的な承認機能など、管理を容易にする機能が付加されている。このため、実際に導入する企業も多い。

　「文書管理ツール」も、内部統制専用に開発されたものや、既存のファイル管理ツールを応用したものなど、種類・機能は多岐に渡る。システム開発などですでに利用しているファイル管理ツールがあれば、それを流用することもひとつの手だ。新規に導入を検討する場合は、毎年度継続的に運用することを念頭に、文書作成ツールと同様、事例等の実績からなるべく信頼性の高いツールを選定しよう。

　これはコンサルタントにも言えることだが、ITツールも決して安価なオプションではない。文書作成ツールにせよ文書管理ツールにせよ、これらのITツールを効率的に利用するためには、内部統制プロジェクトのみの観点でなく、全社的な観点（IT戦略的視点）から、「汎用性」を重視して検討することをお勧めしたい。

 

著者・ベリングポイント株式会社　マネージャー　山田 知賢（やまだ・ともかた）氏プロフィール

日系コンサルティング企業、独立系ソフトウェアハウスを経て、2001年にベリングポイント入社。大手放送局ERP導入プロジェクト、物流企業会計システム構築プロジェクト、政府機関独立行政法人化支援プロジェクト等を経験し、現在は内部統制関連コンサルティングに従事。

前ページ <<  1 ｜ 2 ｜ 3 >> 次ページ