本特別企画では、ここまでアスキー社内でDR-5010Cを導入したさまざまな事例を紹介してきたが、改めて紙の書類をデジタル化する大きなメリットを感じることができた。最終回では、今回の事例を元に、実際にドキュメントスキャナを導入する際のベストな手法を考えてみたい。

文書のデジタル化は
セキュリティやコンプライアンスにもプラスに

　PCが広く普及し、さらに多くの企業がインターネットに接続された社内LANをインフラとして整備したことにより、紙ではなくデジタルデータで書類をやり取りするケースが増えている。PCを使って作成している書類はそもそもデジタルデータであり、それをそのまま送信できる環境さえ整っていれば、紙に出力せずに送るのはごく当たり前だと言える。

　しかし実際には、紙の書類は減るどころか増える一方なのが現状だろう。会議や打ち合わせなどでは、プリンタから出力されたさまざまな資料が配布され、見積書や注文書などハンコが必要な書類はファクスや郵便を使って送られてくる。さらに各種申込書など、手書き文字の入った書類を管理しなければならないケースもある。

　こうした紙の書類を、個人や部門、あるいは全社的なレベルでどのように管理するのかが企業にとって大きな課題になっている。書類の流出による情報漏えいのリスクがあるほか、現在大きな注目を集めている内部統制を実現する上でも、ずさんな管理は許されないからだ。

　さらに管理コストの面から書類をどう保存するべきかを考えたとき、もっとも合理的なのは紙の書類をデジタル化し、そのほかのデジタルデータとともに管理することではないだろうか。紙をデジタル化し一元管理することによりコストを削減でき、同時にセキュリティなどの対策も容易になる。このように考えていくと、紙をデジタル化できるドキュメントスキャナは、単に便利なツールというだけでなく、コスト面からのメリットがあることに加え、セキュリティやコンプライアンスの観点からも重要な製品であると捉えられる。

部門ごとにDR-5010Cを導入し
快適なスキャン環境を実現

　ただひとくちにドキュメントスキャナといっても、個人での利用を想定した製品から、特定業務用途向けのハイエンドスキャナまでさまざまだ。この中からどれを選び、さらに社内にどのように配備していくのかを考えるのは意外と難しい。今回アスキーのさまざまな部門で導入した経験から言うと、Part 5で紹介したように、部門など数人～十数人のグループごとに1台ずつDR-5010Cを導入するのはベストな導入策の1つだと感じた。コストと利便性のバランスを取りやすいことがその理由だ。

　まず読み取り速度がそれほど高くないローエンドの製品の場合、対応する用紙サイズがA4までということが多く、大きな表が印刷されたA3の書類などをそのままスキャンすることができない。今回DR-5010Cを利用したアスキー社内のユーザーの話を聞いたとき、「A3対応なので用紙サイズを気にせずスキャンできるので便利」という声が多く聞かれた。出版業界ではB4サイズの紙を利用する機会が多い（印刷時の用紙サイズではトンボが印刷できないため、A4サイズの雑誌なら一回り大きいB4が使われる）という点を差し引いても、A3まで対応しているDR-5010Cの使い勝手の面でのアドバンテージは大きい。

　では、A3まで対応し、さらにDR-5010Cより高速なハイエンドモデルではどうだろうか。これならDR-5010Cよりも多くの部門で共有が可能で、結果的にコストを抑えられると考えるかもしれない。ただ、実際にドキュメントスキャナを導入し、紙を手軽にデジタル化できるメリットを多くの人が理解すると、アスキーで導入した経験上、かなり頻繁に利用されるようになるのは間違いない。こうして各人の利用頻度が高まり、また共有しているユーザー数が増えれば、いくら読み取り速度が速くても待ち時間が発生してしまう。

　もちろん、日々数百枚～数千枚の書類をスキャンするなどといったケースでは、ハイエンドのドキュメントスキャナを利用するメリットは大きい。しかし、名刺から見積書や注文書、会議で配布される資料など、日々やり取りされるさまざまな紙をデジタル化するという一般的な用途であれば、汎用性の高いDR-5010Cを部門ごとに配置するという方法が文句なしにおすすめである。

DR-5010Cの共有で快適なドキュメント管理環境を実現（画像クリックで拡大）

速度低下なく
OCR付きPDFが生成できる利点

　最後に、スキャンした原稿をどう保管するかについて考えてみたい。ドキュメントスキャナの利便性を理解し、利用頻度が高まれば当然デジタル化した書類の量も増える。ここでDR-5010Cの大きなメリットになるのは、速度低下することなくOCR付きのPDFを生成できることだ。言うまでもなくPDFはデファクトスタンダードの1つとなったファイルフォーマットであり、さまざまな環境で利用できる。これにOCR情報が付加されることにより、高価な文書管理ソフトを利用することなく、スキャンした原稿の中から目的のファイルを全文検索で素早く探し出せるというメリットが生まれている。

　ただ、いくらOCR付きPDFが便利だと言っても、スキャン速度が大幅に低下するようでは利用しづらい。しかしDR-5010Cでは、OCR機能を有効にしても速度低下を感じることはないため、あえて無効にすることなくスキャンできる。スペックからは分かりにくい部分だが、このメリットは非常に大きかった。

　PCやネットワークの普及により、ワークスタイルは大きく変革した。しかし大量の書類をどう管理するのかという点だけを見ると、分類してフォルダに綴じ込んで保存するなど、旧態依然とした作業がまだまだ残っているオフィスが大半だろう。これを機にそれらのコストをもう1度見つめ直して見てはいかがだろうか。