アスキー社内でキヤノンのドキュメントスキャナ「DR-5010C」を使い始めて約1カ月が経った。営業局や編集部などで便利に使っているのだが、周囲から「自分も使いたい」という声が強まり、DR-5010Cを共有して使うことになった。今回は、この模様をお伝えしたい。

スキャンジョブ機能で
設定をラクラク切り替え

　キヤノンのドキュメントスキャナ「DR-5010C」を共有するために、まずDR-5010Cを接続するためのPCと両者を置く机を用意した。もちろんPCは社内LANに接続されているので、スキャンした原稿は各自のPC、あるいはファイルサーバにネットワーク経由で転送するという流れだ。

　このように何かを複数のユーザーで共有するといった場合に、意外と煩雑になるのが各ユーザーが使いたい設定をどうやって反映するのかということ。あるユーザーはファイル容量を削減するために白黒のテキストエンハンスメントモードでのスキャンが中心だが、別のユーザーはカラーで保存したいというような場合だ。こうしたとき、以前のユーザーが設定した内容をいちいち変更するのは手間がかかってしまう。

　また、同じユーザーであっても、スキャンする原稿によって設定を使い分けるということも当然考えられる。たとえばデザイナーとの間でやりとりする校正はカラーモードかつファイル形式としてTIFFで保存したいが、発表会の資料やニュースリリース、あるいは名刺などの原稿は、テキストエンハンスメントモードでOCR付きのPDF形式として保存する、といった具合である。

　DR-5010Cに付属するユーティリティである「CapturePerfect 3.0」には、こうしたある種ワガママな要望にも応えてくれる機能がある。それが「スキャンジョブ」という機能だ。

スキャンジョブ機能を使えば、さまざまな設定を保存しておくことができる

　スキャンジョブ機能は、あらかじめ原稿をスキャンするための設定をジョブとして登録しておき、実際のスキャン時はそのジョブを選択するだけで、決められた設定で原稿を読み取ってくれるというもの。これを利用し、たとえば「テキストエンハンスメントモードで両面とも読み取り、さらに白紙スキップの機能を有効にしてファイルサーバの自分のフォルダに保存する」といったジョブを登録し、「両面プレゼン資料モノクロ読み取り用-山田専用」といった名前でジョブとして登録する。そして実際にプレゼン資料を読み取る際にはこのジョブを選んでスキャンすれば、事前の設定どおりに原稿が読み取られる。これにより、いちいち各設定を変更する必要がなくなるというわけだ。

　実はスキャンジョブ機能にはもう1つメリットがある。それは、すべてのユーザーがCapturePerfect 3.0に精通していなくても、ヘルプファイルを見ながら設定するといった手間をかけずにスキャンができることである。

　CapturePerfect 3.0には多彩な機能が搭載されているが、それ故に設定項目が豊富であり、使いこなすためにはそれなりの時間がかかってしまう。そこでスキャンジョブ機能を活用し、いくつかの汎用的な設定を事前に行なっておくわけだ。これにより、CapturePerfect 3.0を初めて操作するユーザーであっても、ジョブの選び方さえ分かれば簡単にスキャンできる。

登録したジョブは、ツールバー上のリストボックスに一覧表示される。ここから目的のジョブを選び、隣にある「スキャンジョブ」ボタンを押すだけで、設定した内容で原稿を読み取れる。

　今回アスキーでは、まずスキャンジョブ機能を使って「校正スキャン用」「片面A4資料スキャン用」「両面A4資料スキャン用」「名刺スキャン用」といった、汎用的に使えるジョブをまず登録した。さらに、「DR-5010Cの使い方」と題したA4用紙1枚のマニュアルを用意。ここにジョブの選び方（といっても、ツールバー上にあるリストボックスから選択するだけなので非常に簡単である）と、各々のジョブの説明、そしてスキャン後のファイルの保存場所などを記述し、DR-5010Cの近辺に置いた。利用者は、このマニュアルを見ればすぐにスキャンできる。

　なお、スキャンジョブは最大で100個のジョブが登録できるので、こうした汎用的な設定以外にも、最初に紹介したように各個人の設定を保存できる余裕がある。これにより、CapturePerfect 3.0に詳しくない人は汎用のジョブを利用して、よく分かっている人は自分用のジョブを使ってスキャンといったように、ユーザーに合わせた使い方を可能にしているのも嬉しいポイントだ。

カラープリンタ＋DR-5010Cで
お手軽カラーコピーを実現

　さて、複数のユーザーでDR-5010Cを使って利用している中で、意外と利用されることが多かったのが「スキャンバッチプリント」の機能だ。CapturePerfect 3.0には、原稿を1ページだけスキャンする「スキャン1ページ」、複数枚の原稿でも一括してスキャンし、事前に設定した場所に保存する「スキャンバッチファイル」、読み取った原稿をメールに自動で添付するための「スキャンバッチメール」、スキャンした原稿をPC上に全画面表示することで、DR-5010CをOHP代わりに使える「スキャンバッチプレゼンテーションモード」などが備えられているが、スキャンバッチプリントはこうしたモードの1つとして用意されている。

　アスキー社内にもコピー機はあるが、残念ながらカラーのそれが非常に少ない。カラーのプレゼン資料をそのままコピーしたい場合などもあり、なかなか不便だった。

　そこで活用したのが、スキャンバッチプリントモードだ。このモードではスキャンした原稿が、そのまま指定したプリンタで出力される。これを利用し、原稿をカラーで読み取れば、色付きのままカラープリンタから出力される。これにより、DR-5010C＋カラープリンタがカラーコピー機の代替になる。いったん保存した画像を別のアプリケーションで開き、カラープリンタで出力するといった手間も必要ないため手軽に利用できる。

　このようにCapturePerfect 3.0には豊富な使い方があり、工夫1つでさまざまな用途でDR-5010Cを活用できる。こうした中で、今回特に有効だと感じたのはスキャンジョブ機能だ。これを活用すれば、複数のユーザーでDR-5010Cを共有するといった場面でも、トレーニングなどのコストをかけずに全員で使い始められる。こうした細かい部分にまで配慮されていることも、DR-5010Cならではのポイントではないだろうか。

空いていた机にDR-5010CとPC一式をセットすれば、あっという間に共有スキャナができあがった。スキャンジョブ機能を活用すれば、誰でも簡単にスキャンできる。