ドキュメントスキャナ「DR-5010C」を使い、アスキーの業務改善にチャレンジ！　まず我々は、雑誌広告を取り仕切る広告局の紙書類に着手した！

メールも印刷して保管!?
紙が増える理由はハンコにあった

　保管に多くのスペースを消費し、さらに管理も煩雑な紙の書類をどうやって削減するかは、多くのオフィスにとって無視できない課題ではないだろうか。紙の書類を削減することによってオフィス内のスペースの有効活用が可能になり、さらにデジタル化して管理を容易にすることで、もっともコストのかかる人手も大幅に削減できるからだ。

　アスキーでも紙の書類は大量に飛び交っており、これをデジタル化できれば大きなコスト削減を実現できる。では、どこで大量の紙がやり取りされているのか。その1つが、雑誌などに掲載される広告の一切を取り仕切る「広告局」であった。

　ここで簡単に、雑誌に広告が掲載されるまでの流れを説明しよう。まず、広告を掲載したいと広告主が考えると、広告代理店を通してアスキーに「見積書」が要求される。これを受けてアスキーは1ページあたりいくらなどといった形で見積書を発行する。広告主がOKの判断を下せば、続いて広告掲載の「申込書」が送られてくる。これでアスキーが受注したことになり、雑誌に広告が掲載され、規定の締め日がくると事前に取り決められた金額の「請求書」が発行されて送付される、という流れだ。これらの書類、あるいはその控えは、媒体ごとに月別でフォルダに閉じて保管されている。

　さて、一応（？）アスキーもIT系の企業であるわけで、その多くがデジタルでやり取りされているのだろうと考えていたのだが、それは大きな誤りだった。たとえば広告掲載の申込書だ。いくつかの広告代理店はメールでの送信だが、それ以外の大半はファクスによって送られてくるのだという。しかもメールで送られた申込書も印刷した上で保管されている。

大量の資料の中から、目的のものを探し出すのに多くの時間が割かれていた

　メールで送られてきた申込書まで、1度印刷してから保管するなどといった手間のかかることをしている理由は、ずばり「ハンコ」である。アスキーでは申込書が送られてくると、内容に間違いがないかなどを確認するために、担当者から上司などに回覧される。この際、OKであればチェックした人間のハンコを押す。こうしてハンコを押された申込書、つまりチェック済みであることが分かる申込書を保管しなければならないのだ。そのため、たとえメールで送られてきても、ファクスと同じように紙の書類として保管されている。これでは保存するべき紙の書類が増えるわけである。

テキストエンハンスメントを使えば
文字をクッキリ記録可能

　では、こうした書類をDR-5010Cを使ってデジタル化してみよう。今回は受信した注文書に焦点を絞り、DR-5010Cの威力を試すことにした。

　DR-5010CはTWAINやISISに準拠したドライバが付属しているので、これらに対応したアプリケーションであれば読み取りが可能だが、今回はドキュメントスキャナを知り尽くしたキヤノンの知恵が詰まった、製品に付属する純正ユーティリティ「CapturePerfect 3.0」を利用する。

　まずはスキャナの設定である。メニューから「スキャン」を選び、「スキャン設定」を選択する。まず設定するのは、読み取りモードの種類だ。ファクスで送られてきた申込書はもちろん、メールを印刷した書類も単純なモノクロである。このため通常の白黒モードでもいいのだが、今回は白黒モードの中でも高速テキストエンハンスメントモードを選択した。注文書の中には余計な背景が付いているケースもあり、これをそのまま読み込むと文字が読めないケースが発生する。しかし、このテキストエンハンスメントモードの機能を使えば、背景があっても文字がくっきり記録され見やすくなるのだ。

カラーモード	白黒モード	高速テキスト エンハンスメントモード
背景色が付いた書類の一部を、カラーと白黒、高速テキストエンハンスメントの各々のモードで読み取った結果。 通常の白黒では完全に真っ黒になってしまったが、白黒モードの中でもテキストエンハンスメントを選択すると文字が読める。

　用紙サイズは今回はすべてA4用紙であるため、そのままA4を選んだ。なおここで「自動検知」を選べば、スキャンした書類に最適なサイズが自動的に設定される。用紙サイズがバラバラの書類を一気にスキャンしたい場合などは、これを選ぶといいだろう。解像度は、今回の書類がテキスト中心なのでファイルサイズおよびスキャン速度を重視して「200dpi」を選んだが、最大で600dpiまで設定可能だ。

CapturePerfectでのスキャン設定画面。ドキュメントに合わせて変更する内容がコンパクトにまとめられており使いやすい。（画像クリックで拡大）

　ここまでは基本的な設定だが、さらにドキュメントスキャナならではのいくつかの設定を紹介しておこう。まずは「文字向検知」の機能。これは、スキャンした書類の文字の向きを自動的に検知し、最適な方向で保存してくれるというもの。これを利用すれば、書類の向きが不揃いのままでも、1枚ごとに向きを補正して保存してくれる。

　重要な書類のスキャン時には「重送検知」機能を使いたい。これは2枚の書類が1度に給紙されてしまい、1枚しか読み取れなかったという問題を回避するためのもの。DR-5010Cでは、ローラー部の設計などによってほとんど重送は起こらないように設計されている。ただ、万が一重送が発生しても、数十枚を一気にスキャンするような場面ではそれに気づきにくいため、特に注文書や請求書の控えなどのスキャン時に利用したい。なおDR-5010Cでは、スキャンした画像の長さから重送を検知する方法と、超音波を利用する方法の2種類があり、どちらか1つ、あるいは両方を使って検知可能となっている。

　また、「バインダの穴を削除」という機能もユニークだ。名前のとおり、バインダ穴の跡を消してくれる機能で、すでにバインダに閉じられている書類をきれいにスキャンしたいといった場面で使えるだろう。

こちらは詳細設定の画面。文字向検知や重送検知の設定はこちらで行なう。（画像クリックで拡大）

30枚の注文書が
わずか46秒でスキャン終了

　基本的な設定が終わった後は、セットした書類を取り込み、指定したフォルダに自動的に保存する「スキャンバッチファイル」を選ぶ。ここでの設定項目は、保存するフォルダの指定とファイル形式、そして「マルチページ」の設定だ。

　今回はファイルサーバ上に「アスキービジネス」や「週刊アスキー」といった媒体ごとのフォルダを作成し、さらにその中に「3月」「4月」といった月別のフォルダを作ってその中にPDF形式で保存することに決めた。

　もう1つ、マルチページの設定だが、これは1ファイルあたり何枚の画像を保存するかを指定する機能だ。設定項目は、スキャンしたすべての画像を1ファイルに保存する「マルチページ（すべてのページ）」、指定したページ数ごとにファイルを分割する「マルチページ（指定ページ数ごと）」、1ファイルにつき1枚の画像を保存する「シングルページ」の3つの選択肢がある。今回は必ず1枚の用紙からなる注文書をスキャンするので、シングルページを選び、注文書ごとに別ファイルとして保存するように設定した。たとえば原本と控え2枚の書類をスキャンするといった場合なら、「マルチページ（指定ページ数ごと）」で2ページと指定する。この機能を利用することで、2枚1組の原稿を30枚、つまり15組の原稿を一括してスキャンすると、1組ごとにファイルを分けて保存される。また、シングルページを選んだ場合は、ファイル名に自動的に日付を付加したり、あるいはOCRによって読み取った文字列をファイル名に自動的に付加する「スキーマ設定」が可能になる。

日付やカウンタなどを自動的に付加し、ユニークなファイル名でスキャンした原稿を保存する「スキーマ設定」。（画像クリックで拡大）

　では、実際にスキャンしてみよう。今回、モードは「高速テキストエンハンスメント」を選び、用紙サイズは「A4」、解像度「200dpi」で、さらに「文字向検知」の機能を有効にした状態で、30枚の注文書をスキャンした。掛かった時間はわずか46秒で、あっという間にスキャンが終わったという印象だ。

　DR-5010Cを導入した効果はバツグンに大きかった。特に便利になったのが、これまでに受信した注文書をPDFで簡単に閲覧できるようになったこと。これまではバインダを広げ、1枚1枚紙をめくりながら目視で目的の注文書を探していたが、デジタル化したことにより簡単に過去の注文書から目的のものを探し出せるようになった。DR-5010Cの威力をまざまざと見せつけられた格好の担当者は、今後は注文書以外の書類もスキャンして業務改善を実現したいと意気込んでいる。

DR-5010Cを使って数々の注文書を取り込めば、紙を保存するスペースを削減でき、閲覧も容易に。