連載コラム

会社を動かす社長の仕事は？
知っておきたい経営者の視点

2005年12月27日　　文●戸田 覚

第14回
役員になると秘書が付く

1日34件（！）の仕事をやりくりする社長秘書の驚きの仕事内容

　会社がある程度の規模になってくると、社長（規模が大きければ役員も）秘書が付くことが多い。秘書の役割はいくつかあり会社によって異なってくるが、そのほとんどがほかとのコミュニケーションとスケジュール管理だ。

　コミュニケーションの考え方は簡単で「忙しい社長の代わりになる」ということに尽きる。もちろん、社長の代わりに事業を判断することはない。だが、取引先かから電話がかかってきたり、社内からミーティングのリクエストが来た場合などには、秘書がやりとりする。秘書は不要な売り込みなどをシャットダウンするとともに、連絡をしてきた相手に失礼にならないように応対する。

　政治家の秘書の場合には、作業を分担されて地方を回ったり、陳情の話を聞くこともある。だが会社の場合、社長の作業を分担するとすれば、それは、秘書ではなく部下になる。部長なり役員なりが、社長から割り振られた仕事をするわけだ。

　つまり会社の秘書は社長の代わりに、連絡の代行を務めることが主な役割なのだ。

　スケジュール管理は、おそらく多くの方が想像する範囲内だ。社長の予定を完璧に把握し、組み立てていく。社長自身よりも、秘書の方が予定を熟知しているのが普通である。もちろん、予定を入れるかどうかは社長の判断となる。

　たとえば、社長と取引先が商談をして、その場で「次は来週会いましょう」ということになったとする。社長は秘書を呼んで「来週の予定を入れてください」と伝える。この時点で予定を入れることは決まったわけで、取引先は、秘書と打ち合わせて予定を決めることになる。

　ところが、大きな会社の社長や役員同士の商談では両方に秘書がいる。そのため、予定のすりあわせは秘書同士の仕事になるのだ。

　仕事ができる秘書は、予定の調整に長けている。びっしりと予定が入っている中に、社長に指示されて新しい予定を入れていく。経営者との面談をセッティングしておくと、秘書から申し訳なさそうに予定調整の電話がかかってくるのはこんな理由だ。

　僕は時間管理の取材で、最大1日34件のアポイントを処理している秘書を取材したことがある。これはもう、殺人的なスケジュールだが、当然遅延やら遅刻も生じる。それを管理して、回していくのが秘書の仕事になっている。

　ちなみに多くの秘書は紙の手帳を使っている。デジタルの方が便利そうだが、一覧性の高さを重視する人が多いのだ。会社によっては、秘書が作った予定を社長本人、別の秘書、運転手などとシェアしていく。前日の夕方には明日のスケジュールを配布する姿もよく見かける。会社によっては、1人の秘書が数名の役員のスケジュールを管理しているケースもあり、作業は大変だ。

　このほかにも、社長の行動をアシストする作業がある。初めてのお客様と会ったらお礼状を書いたり、大量に届く郵便物から、社長が読むべきものを選び出して届けるといったことだ。

　ある企業の専務秘書は、忙しい専務の代わりに本を読んでいた。毎日大量の本を読み、専務にとって必要な部分にふせんを貼り、ラインマーカーを引いて本人に渡すのである。これで専務は、月に20冊程度の本を読めるのだ。

　別の会社では、トラブルが発生したときに、社長秘書が手紙を携えてお詫びに出かけていく姿を目撃した。詫び状を郵送するのではなく、持参するのだ。本来なら社長が出て行くべきところだが、どうしてもはずせないために、お詫び状を持参するというわけだ。

　じつは、この詫び状やお礼状も秘書が内容を考え、作っているケースがほとんど。社長は目を通してサインをするだけである。

　さて、秘書の役割をさらに拡大した社長のブレーン的な部署が「社長室」になる。こちらも会社によって役割が大きく違い、中には新規事業の立ち上げ予備部署となっているケースさえある。しかし、その多くが社長の作業フォローである。社長に成り代わって資料を作り上げるなど、部署を横断した作業を受け持っている場合が多い。