エンタープライズ

《ステップ・バイ・ステップガイド》

佐野 央の
社内システム導入を成功させる方法

2005年8月31日　　文●佐野 央

Step 9
ドキュメントの重要性について考える（3/3）

●ドキュメントは“～だったはず”を排除する強力な武器

PM：もう一方の「プロジェクト管理業務」は全フェーズ、つまりプロジェクトの開始から終了まで行なわれるもので……あれ、ここで発生するドキュメントは無料なんですか？

アドバイザー佐野：いえいえ、そんなことありません。これらドキュメントの作成にかかる費用は、プロジェクト管理業務、という名目の中でしっかり算出／請求されていると考えてください。

PM：成果物じゃないのに費用がかかるのですか？

アドバイザー佐野：コホン、ではこのプロジェクト管理業務ドキュメントがどんな役割を果たすのか確認してみましょう。

【プロジェクト管理業務ドキュメントの役割】

1. プロジェクト管理計画書
　プロジェクトの目的を達成するためにすべきことを、メンバー全員で共有するためのもの。工程とスケジュールを管理するWBS（Work Breakdown Structure）や、担当する人員を管理するOBS（Organization Breakdown Structure）のようなものがある。

WBSの見本（画像クリックでPDF画像を表示）

プロジェクト全体を細かい作業に分割した構成図。各フェーズ（成果物）をできるだけ細かく分割し、階層的に表現することで、プロジェクトの目的（成果物）を達成するためには「何をしなければいけないのか」「どれだけの時間をかけるのか」が分かりやすくなる。

2. 課題管理表
　プロジェクトの途中で発生した問題や課題の内容、解決状況、進捗状況をメンバー全員で共有するためのもの。

課題管理表の見本（画像クリックでPDF画像を表示）

3. 議事録
　プロジェクトに関するミーティングで決定した事項をとりまとめ、メンバー全員の認識共有をはかるためのもの

アドバイザー佐野：どうですか？

PM：全部 “メンバー全員で共有するためのもの”ですね。まるでこれらのドキュメント自体が「プロジェクト管理業務」の一部として機能みたいだ。

アドバイザー佐野：ええ。成果物以外のドキュメントも、プロジェクトの中では大事な役割を果たしているということがお分かりいただけましたか。

PM：はい。プロジェクトの“曖昧な点”を“明確”にし、情報の共有を徹底するためには、成果物で「ある」「なし」にかかわらず、すべてのドキュメントがおおいに活躍しているんですね。

さて、今までも何度か取り上げられてきたドキュメントの重要性、お分かりいただけたでしょうか。次回はシステムの運用テストについて、どういった点に注意するべきなのかを考えて見ましょう