エンタープライズ

《ステップ・バイ・ステップガイド》

佐野央の
社内システム導入を成功させる方法

2005年8月2日　　文●佐野央

PM：ところでRFPというドキュメントの性質を、もう少し詳しく教えてもらえませんか？

アドバイザー佐野：RFPは発注者、つまりシステムを導入する企業が自分たちの欲しいシステム・納期などの条件を提示し、システムインテグレータへ「システム導入の提案」を求めるための文書です。

PM：うち（A社）がシステムインテグレータへ提出するものなのですね？

アドバイザー佐野：はい。RFPを受け取ったシステムインテグレータは、それを元に提案書と概算見積を作成し、A社へ提出します。

PM：ふむ、RFPはシステムインテグレータを選定するためにも利用できそうですね。RFPを複数の業者へ提出し、戻ってきた各社の提案書と概算見積書を比較するんです。そうすれば、「システム」「金額」の両面でうちの要望を満たしてくれる業者を選定するのに役立ちますよね！

アドバイザー佐野：ええ。実際、そのように利用している企業は多いですよ。もちろん、前回依頼したシステムインテグレータに満足しているなら、その業者にだけRFPを提出して構築を依頼してもかまいません。

PM：けっこう使えるな、RFP。ところで、こちらの要望を十分に伝える「よいRFPの書き方」ってあるのでしょうか？

アドバイザー佐野：そうですね、まずはシステムインテグレータにフォーマットの有無を確認してみましょう。ない場合は、以下のような点に注意して作成します。

Fig. 1　RFP記述の際の注意点（画像クリックで拡大）

PM：ふんふん、「システムの概要と利用目的」「提案してほしいこと」はかなり詳しく記述するんですね。

アドバイザー佐野：はい。こういった情報がはっきりとしていたほうが、システムインテグレータも概算見積や提案書を作りやすいのです。あまりにも大雑把なRFPでは、各システムインテグレータの認識がばらばらになってしまい、概算見積で1桁違ってしまう、ということもありえます。

PM：RFPをしっかり記述すればするほど濃い内容で、実際に近い金額の提案書・概算見積書がもらえる、というわけですね。

アドバイザー佐野：ええ、そのとおりです。