《ステップ・バイ・ステップガイド》
PM：では、システム導入が全社的なプロジェクトになったとします。確かに業務としてのプライオリティは上がるでしょうけれど、みんなの忙しさは変わらないですよね。
アドバイザー佐野：はい、ミーティングの開催は、要所要所で、適切な人選で行なわれるよう配慮する必要があります。人選やタイミングが適切でないと、一見意見がまとまったように見えても、後から大量の追加要件やクレームが発生して大幅な手戻り作業が発生することもあります。
PM：大量の追加要件やクレーム……ぞぞっ。
アドバイザー佐野：今回の場合、以下の工程を経て、ミーティングを開催したらいかがですか？
Fig.1 ミーティングまでのプロセス
| ステップ | 担当 | 内容 |
|---|---|---|
| 事前作業1 | PM | 先週作成した対比表を各部門に配布し、内容を確認してもらう |
| 事前作業2 | 各部門 | チームミーティングなどで実務担当者に詳細をヒアリングし、具体的な要望にまでブレイクダウン |
| 事前作業3 | PM | 集まった情報をフィードバックしてもらい、その結果分析する |
| ミーティング | PM・各部門 | 分析結果を元に、各部門代表者が集合してミーティングする。ここで、各部門間にある利害関係などを話し合う |
PM：各部門内で調整できるところは部門に任せて、ミーティングの開催と参加者の負担を必要最小限に抑えるのですね？
アドバイザー佐野：はい。システム導入の予算やサービスインといった部分に関しては、経営陣もミーティングに参加してもらう必要があるでしょう。
PM：システム導入は事業計画の一部ですからね。
アドバイザー佐野：こうした作業を何度か繰り返し、システムに対する要望をどんどん決定していきます。要望が決まってくれば、おのずと必要なハードウェア、ソフトウェアといった技術の部分も浮かび上がってきますからね。
PM：ふぅむ。始めにシステムへの要望と予算ありき、そして次に実現するための技術の検討に入るってことですね。了解です！ それでは、今週末には関係者ミーティングができるように、さっそく作業に取りかかります。
次回は、PM君がミーティングを経て作成したシステム概要を元に、システム導入が自分たちだけでできるかどうか、それともSI業者へ依頼すべきなのか判断をしてみましょう。
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