《ステップ・バイ・ステップガイド》
アドバイザー佐野：それでは、A社にとって本当に必要だったシステムは、どのようなものだったのでしょうか。まずはシンプルに、各部門の不満と、望んでいたシステムの形を対比表の形にしてみましょう。このような対比表を作ることは、問題を整理するのにとても役に立ちますよ。
PM：はい、えーっと、現状と理想、現状と理想は、と……。
Fig.1 各部門の社内システムに対する不満とニーズを整理して対比表を作成する
| 部門 | 不満 | 理想 |
|---|---|---|
| 営業部 | 製造部が行なっている1日1回の在庫情報アップデートでは、タイムリーな在庫情報が確認できず、注文に対して迅速に対応できない | 営業部が受注システムに入力した情報と、製造部の在庫情報が連動し、実在庫・概算の在庫（出荷予約されている数量を差し引いた在庫）の両方がすぐに分かる |
| 種帳票を出力するために、受注システムに入力したのと同じ情報を、今度は部門で作成した表計算ソフトに入力し、マクロを実行しなければいけない | 受注システムで、各種帳票が印刷できる | |
| 製造部 | タイムリーな在庫情報を求められているが、作業員の負荷を考えるととても対応できない | 営業部が受注システムに入力した情報と、製造部の在庫情報が連動し、実在庫・概算の在庫（出荷予約されている数量を差し引いた在庫）の両方がすぐに分かる。また、概算の在庫にしきい値を設定し、しきい値を割ったら製造担当者にアラートが報告される |
| 商品企画部 | プロジェクトメンバーと共有したい社外秘データがあっても、きめ細やかな公開ルールがシステム上で設定できない。USBメモリでデータをやり取りしているため、データが外部に持ち出される危険性がある | データを共有できる場所を作り、プロジェクトごとデータに適宜アクセス権が設定できるようにし、かつ、データを外部に持ち出せないように何らかの制限をかけられる |
アドバイザー佐野：これで、A社に必要とされているシステムが浮かび上がってきましたね。
PM：対比表にすると、部門ごとのシステムの利用状況の違いも分かりやすいです。確かにこのシステムを入れれば、製造部が受注のたびに在庫入力をする必要もなくなり、営業部は常に最新のデータを見ることができます。システム導入を進める場合は、技術的要因だけじゃなく、部門や担当者の思惑といった人的要因を考慮したり、業務そのものの流れを理解することも重要なんですね。こうやって見ると、ホント、前回はヒアリングが足りなかったんだなぁ……。
アドバイザー佐野：業務を行なっているのはあくまでも人、システムはその業務を簡素化し、効率を上げるための仕組みです。だから、人を無視してシステムは作れませんが、かといってそればかり重視するのも問題です。例えば、全社員の希望をシステムに詰め込もうとしたら、業務フローが複雑になりすぎて全体の効率が下がったり、導入費用が莫大になってしまう危険性があります。つまり、人、技術、どちらに偏りすぎてもいけないのです。
さて、導入費用の話が出たところで、次回は、このプロジェクトを進めていくために必要な、技術的・金銭的・人的要因の調整について一緒に考えてみましょう。
 |
|---|
 |
||||
 |
 |
 |
|
 |
 |
||||
佐野 央の「社内システム導入を成功させる方法」トップへ
【アスキービジネス 新刊ムック】
【ASCII.jp SaaS・ASP】