エンタープライズ

《ステップ・バイ・ステップガイド》

佐野 央の
社内システム導入を成功させる方法

2005年9月21日　　文●佐野 央

Step 12
成果物管理と検収作業（2/3）

●成果物管理は手抜かりなく

PM：はい、それは大丈夫です！　任せてください。

アドバイザー佐野：ほう、頼もしいですね。それではどのように管理しているのか教えてもらえますか？

PM：まずは、成果物ドキュメントの管理方法から説明します。ドキュメントの重要性はこれまで何度か取り上げられてきました（ Step 4 、 Step 9 ）。ですから今までに作成されたすべてのドキュメントは、レビュー用の中間成果物、メモも含めて、きちんと保存してあります。

アドバイザー佐野：ふむふむ。

PM：成果物となる各文書は、電子データで受け渡していました。システムインテグレータ側で、各ファイルに作成し受け渡した日付とドキュメントの種類が分かる名前を付けてくれたので、A社では、それを「IT　Project」という名前のフォルダに保管してあります。もちろん、プロジェクト進行中に発生した、各プロジェクトメンバーの個人的懸案事項やメモなどは別に保存しています。

アドバイザー佐野：資料としては取っておきたいが、成果物と混ざってしまうと混乱のもとですものね。

A社のフォルダ構成と台帳（画像クリックで拡大） ファイルの保管:日付／ドキュメントの種類が一目で分かるように命名し、種類ごとに保存している。また、必要に応じてフォルダへアクセス権を設定する。

成果物管理台帳（画像クリックで拡大） 納品日／成果物の種類が一目で分かるよう、種類ごとに保存している。 A社では成果物ドキュメントが印刷物とDVDで納品されていることが分かる。

アドバイザー佐野：それ以外のハードウェアやソフトウェアについてはどうですか？

PM：こっちもぬかりなし。納品書や同梱物リストと照らし合わせて、欠品がないことを確認・記録し、台帳にしてファイリングしてあります。

アドバイザー佐野：ふむ。あとは、最終的な成果物ドキュメントを受け取って、この台帳に記録すればいいのですね。それにしても、成果物の管理はこんなにきっちりできているのに、なんで、領収書はぐちゃぐちゃになるのかしら。

PM：コホン、ま、それはそれ、これはこれってことで。