ケーススタディ

勤怠管理システム／家具輸入・販売

株式会社インターオフィス

ICカードを利用した「クロックオン」導入で勤怠管理業務の大幅な効率化を実現

	・低コストで導入・運用が容易。優れた操作性と高い信頼性 ・勤怠データをUSBメモリでパソコンに簡単転送 ・データの集計が容易で、作業効率が大幅に向上

セキュリティ強化のためICカードを積極的に活用

　インターオフィスは1975年の創業以来「日本のオフィスを良くするために」をキーワードに海外の優れたオフィス家具を提供してきた。現在、オフィス空間に対するニーズは、より多様化しつつあり、働きやすさやデザインに加えて、情報セキュリティを含めたIT機能や環境への配慮までもが求められている。インターオフィスは戦略的ファシリティマネジメントから空間デザイン、その維持・運営にいたるまで幅広いサービスを展開することで、オフィスに関するトータルソリューションを提供している。

写真1●本社ショールーム。ヨーロッパをはじめとするハイクオリティなデザインのオフィス家具が多数展示されている。

　同社は2005年7月、キングジムの勤怠管理システム「クロックオン」を導入した。クロックオンはFeliCa対応非接触ICカード、タイムレコーダー本体、集計ソフト、USBメモリなどからなるオールインワン・パッケージで、導入が容易で正確かつ効率的に勤怠管理を行なえるシステムだ。

　インターオフィスはオフィスに関するトータルソリューションの一環として、IT技術に強い関心を持っている。オフィスの情報セキュリティや「働き方」を顧客に提案するには、まず自分たちがシステムを採用し、その有用性を検証する必要がある。同社が特に注目しているのがICカードで、すでに社員証として全社的に採用し、自動販売機の利用などに活用していた。

　「情報セキュリティは、オフィスにおいて今後ますます重要になります。IDとパスワードだけでは十分なセキュリティを確保できません。そこで、本人認証を確実で効率的に行なえる手段として、ICカードの導入を決めました」。総務人事部長の川田美則氏はこのように語る。

	写真2●総務人事部長　川田美則氏

運用の容易さ、使い勝手、導入コストなどが決め手に

　非接触ICカードの利用法として勤怠管理システムの導入が検討され、各社のさまざまな勤怠管理システムを慎重に比較検討した結果、クロックオンの導入が決定した。決め手となったのは、（1）スタンドアロンで容易に導入・運用することができ、（2）他のシステムに影響を与えないこと、（3）さまざまな使い方ができるフレキシブルなシステムであることの3点だった。当時、同社では基幹系システムの更新を進めており、それに先立って大規模な勤怠システムを導入すると、基幹系システムを構築する際の自由度が失われてしまう。また他社のシステムは付随するソフトが高額で、導入や運用にも手間がかかるのが難点だった。クロックオンはICカードに対応していることに加え、導入コストが安いこと、USBメモリをデータ転送に使うためセキュリティ性に優れ、ネットワークに負荷をかけない点が優れていた。

　2005年6月にクロックオンを購入後、約1カ月かけてシステムを検証し、問題点を解決した。同時に勤務時間や休日などの社員データを用意し、操作マニュアル作成や社員教育などを行なった。7月に4店舗を含む10カ所の拠点すべてで運用が開始された。

　「キングジムの開発担当者の方に、作動の検証や設定、マニュアル作りなどさまざまな点で協力していただき、スムーズに導入することができました」と川田氏は語る。

　業務の流れは次のとおりだ。まずパソコンでクロックオンの付属ソフトを用いて、勤務時間や休日が記録された社員マスターを設定する。そのマスターデータをタイムレコーダーにUSBメモリで転送すれば準備は完了だ。社員はICカードの社員証をタイムレコーダーにかざして時刻を記録し、そのデータはUSBメモリ経由でパソコンに転送して集計される。

　集計されたデータを市販の給与計算ソフトに読み込むことで、給与計算ができる。インターオフィスでは給与計算業務をアウトソーシングしているが、正確を期するために、同社の総務人事部とアウトソーシング先でデータをダブルチェックしているという。

写真3●「クロックオン」のタイムレコーダー本体。打刻は右側のカードリーダエリアにICカードをタッチするだけ（画像クリックで拡大）	画面●社員マスターの設定画面（画像クリックで拡大）

勤怠管理業務の効率、スピードが格段にアップ

　クロックオン導入によって、勤怠管理業務は大幅に効率化された。「以前は紙のタイムカードを見てデータをチェックしていたのですが、どうしても見落としなどの危険がありました。 導入後は集計表を見ることで効率的かつ正確にチェックできるようになりました」と総務人事部の中村訓子氏は語る。

	写真4●総務人事部　中村訓子氏

　職種などによって異なる勤務時間や休日などもわかりやすく表示されることも効率アップに貢献しているという。また、以前はタイムカードを収集するため締め日から作業開始までにタイムラグがあったが、導入後はデータをメールで収集することができるので、締め日の翌日朝から作業にかかることができ、大幅なスピードアップが実現した。

　同社ではクロックオン導入と前後して大幅なオフィスリニューアルを行ない、ICカードを使った入退室管理システムも導入。今後、コピー機の使用管理等も計画している。さらに、今年度より稼動する基幹系システムへのログインやPCのログインにもICカードを利用する予定だ。

　インターオフィスは、今後もこうしたICカードなどIT機能を取り入れた提案を積極的に行ない、より付加価値の高いオフィスのトータルソリューションを提供していく考えだ。