ケーススタディ

グループウェア／不動産仲介業

すみしん不動産株式会社

最小限のカスタマイズで「サイボウズ ガルーン」を活用し、コストダウン／効率アップの両立を実現

	・企業規模を超えた高性能ソフトはコストがかさみすぎていた ・社内外のメールの使い勝手が向上した ・目的や内容別に専用ページを作成し、アクセス制限をかけて活用

Lotus Notesを生かしきれていなかった

　すみしん不動産は、住友信託銀行グループの不動産仲介専業会社だ。銀行系の会社だけに顧客からの信頼感も厚く、企業としてもそれに応えていくことで規模・業績を着実に拡大してきた。

　IT事業部の北岡加奈子氏は、社内のIT環境の状況を次のようにまとめてくれた。

　「バブル崩壊以降、物件価格が下がった結果、取扱件数を増やさなければならなくなりました。当然、営業現場の事務負担は膨らみます。また、インターネットの普及も、必ずしもITリテラシーが高いとは言えない営業現場には負担となってのしかかってきました」

　そこでまず、営業現場の事務負担の軽減が優先課題と位置づけられた。環境整備として、2人に1台だったパソコンを1人1台体制に変更。同時にネットワーク環境も再構築し、グループウェアを変更することで、社内の情報共有・伝達の効率化を目指したのだ。

　実は、同社ではすでに1990年頃から400名規模で「Lotus Notes」を導入していた。グループウェアとして社内向けのメールと掲示板を利用するとともに、基幹システムのプラットフォームとしてカスタマイズを加えて運用してきた。

　「Lotus Notesが優れたソフトであることに疑う余地はありません。しかし、弊社の事業内容・規模からするとオーバースペックだったのです。一番のメリットであるカスタマイズ機能が、逆にメンテナンスコストを増大させる結果になってしまいました」とIT事業部 山根直樹氏は問題が起こった原因を振り返る。グループウェアを導入した後も、当然社内の制度は頻繁に変わり、現場の要求も変化する。それに合わせてこまめにシステムを修正しなければならないのに、コスト面がネックとなってタイムリーな対応ができなかったのだ。

　「コストの問題から、パソコンが1人1台体制になっても全員にアカウントを配布できず、全国52カ所の営業所に2アカウントを渡して運用していました」（北岡氏）

　営業社員は自分のパソコンでNotesを見られないため、掲示板に書き込まれた情報をプリントアウトして回覧するという、非効率的な作業をしなければならなかった。

写真1●IT事業部 北岡加奈子氏	写真2●IT事業部 山根直樹氏

個人情報保護法により、メールのシステムも見直す

　同社では、社内向けのメールはNotesで運用する一方で、社外へのメールはOutlook Expressを利用していた。こちらもコストの問題である。

　ところが、用途に応じてメーラを使い分けるのが煩わしく、また、Notesのアカウントが各自に配布されていない不便さもあって、結局はOutlook Expressばかりが利用されるようになっていた。

　「ちょうど、個人情報保護法の施行が近づいていました。セキュリティのことを考えると、社内メールと社外メールを分けざるを得ません。しかし、現場の使い勝手を考えると、両方のメールを同一のシステム上で使えるようにする必要がありました」（北岡氏）

　これらの状況を踏まえ、Notesから他の製品への乗り換えを決意する。独自に情報を収集し、セミナーに参加したり各社のプレゼンを受けた結果、操作性、汎用性、拡張性、メンテナンスの容易さ、価格などを総合的に判断して「サイボウズ ガルーン」を選んだ。将来性を考えて多くの機能を求めるより、とにかく情報の共有化に慣れることが業務効率化の近道と考えたのだ。

　課題であったメール機能も、メールとメッセージ機能を使い分けることで社内と社外をきちんと分けて一元化できるようになった。

目的・内容別にページを作成アクセス制限で必要な情報を提供

　サイボウズ ガルーンには、部門ごとにカスタマイズできるポータルページ機能がある。だが、同社はこれを別の使い方に応用している。目的や内容別の専用ページを作成し、社内の情報共有に役立てているのだ。

　「全社共通のポータルページは、スケジュール、ToDoリスト、お探し物、最新情報、リンク集と、利用頻度の高いものに絞り込みました」と山根氏は言う。このページとは別に、HTMLで記述したオリジナルポートレットを作成し、利用目的別にアクセス制限をかけて利用している。例えば、店舗連絡先一覧、本社座席表・内線番号、掲示板や文書管理のルールを記載した専用ページといったものである。

画面1●全社共通の社内ポータルのトップページは、利用頻度の高い項目に絞り込んでいる（画像クリックで拡大）

画面2●利用目的・内容別に用意しているポータルページの一例。部門ごとに必要なアクセス制限をかけて運用している（画像クリックで拡大）

　「営業社員にとって、メールはお客様とのやりとりの上で必須のツールになりましたし、掲示板やメッセージも多用されています。遠く離れた地域の社員同士の情報交換も頻繁に行なわれているようです」

　北岡氏は、ITの活用によって地域差を感じさせない情報伝達のメリットの効果を体感している。

　「社員の習熟度に合わせて、現在ではまだ活用しきれていないワークフローなどの機能を追加していきたいですね。また、他のシステムとも連動することで、本格的な社内ポータルに育てていきたいと考えています」と、山根氏は次のステップへのビジョンを明確にしている。