ケーススタディ

チケット販売システム／教育機関

学校法人昭和女子大学

受講予約に関する複雑なシステムを「チケット for Windows」パッケージのカスタマイズで実現

	・チケット引き替えシステムの自動化で効率を大幅に向上 ・パソコンや携帯からの予約が可能になり利便性も向上

5000人の学生が利用するチケット発行システムを導入

　5000人の学生を擁する昭和女子大学／同短期大学部は、幅広い教養と学識を身につけるために、さまざまな文化講座を開設している。文化講座は、文化研究講座（コンサート）と女性教養講座（講演会）に分かれ、全学生が毎年それぞれ規定回数を受講する。会場となるのは、1980年に国際文化交流のステージとして登場したコンサートホールの人見記念講堂。地上5層、地下2層、客席数2300という大規模なホールだ。

人見記念講堂

　学生にとっては有用な文化講座だが、運営する大学の負荷は大きいものとなる。1人の学生は1年間に文化研究講座、女性教養講座をそれぞれ5回、合計10回受講するので、大学全体では延べ5万回のチケット発券が行なわれる計算になる。「1980年から20年以上、チケットの配布は手作業で行なわれていました」と話すのは、教育支援センター学生担当主任の松丸英治氏。

　また以前は、クラスごとにチケットの引換券をまとめて渡し、学生の間で配布してもらっていたが、これでは学生が思いどおりの講座を選ぶのは難しかったため、2001年度からは抽選を行なうようにした。学生からは「希望する講座を受けやすくなった」と好評だったが、大学側にとっては、学生から提出された紙を元に、マイクロソフトのデータベースAccessのプログラムにバーコードを利用して手動で入力するという大変に手間のかかる作業が必要だった。

負担の大きい人海戦術から効率的なシステムへの要望

　学生が文化講座を受けるまでの流れは、まず年度初めに全学生が希望したい講座を申し込み、抽選の後に引換券を発行する。抽選に漏れた人は、そのほかの講座の引換券が渡される。そして、それぞれの講座が開く時期が近づくと、引換券とチケットを交換して購入するという仕組みを採用している。

　年度初めは学校全体が忙しい時期でもあり、全学の負荷を低減するために、文化講座に関するシステムの効率化が検討されることとなった。

　まずはチケット発券の効率化から始める計画で、チケットの印刷機能を備える「Pure チケット」という製品の導入を検討し、開発元のインフォメーションクリエーティブにコンタクトを取った。「単なるチケットの発売システムだと、うちではちょっとマッチしないので、最初は無理かなと思っていました」という。しかしヒアリングを重ねるうちに、同社の「チケット for Windows」をベースにすれば、トータルのシステムも構築できそうだということが分かってきた。「2002年の10月に本格的にお話が始まりましたが、半年後の年度初めから稼働させられるかどうかは微妙なところでした」という。

　その後、学内で話がまとまり、翌年の1月に正式発注が決まる。「納期限までは短期間だったにも関わらず、複雑なシステムを組んでいただけたのには驚きました」と満足している。

複雑な機能もすべて網羅するようにカスタマイズした

　実際の運用に当たっては、前述の仕組みに加え、さらに複雑な機能が必要になることが分かっていた。たとえば、それぞれの講座の人数をある程度平均化する必要がある。アーティストや講師をわざわざ招いているので、学生数が少ないがらがらの講座があっては困るのだ。

　また予定どおり受講できなかった学生へのフォローも必要だ。文化講座は必修単位なので、その場合はほかの講座に追加申し込みが発生するのだ。チケットとの交換期間を2段階に分けて用意し、引換券を持っている学生を優先して受け付け、その後追加の学生の手続きをする。もちろん、申し込みが殺到すれば、再度抽選することになる。

　さらに、座席をランダムにするといった特殊な機能もある。友達どうしで隣になると、講義中におしゃべりしてしまうからだ。そのため、連続して受け付けてもばらばらの座席を振り分けるようになっている。

　システムの負荷は年間を通して一定というわけではなく、年度初めの申し込みが集中する時期に負荷が大きくなる。そのため、年度最初の1カ月間だけサーバをレンタルすることで対応している。チケットの発券に利用するサーバは学内に設置し、IIS5.0やOracle 8が稼働中だ。

　これらの機能をすべて搭載し、3カ月という短い期間で稼働に持ち込むことができた。「実際、十分なテスト期間がとれず、動かしながらという部分がありました。運用中に、あれが足りない、ここがおかしいというのは出てきましたが、その日のうちに対応してくれました」とインフォメーションクリエーティブの仕事に満足したそうだ。

図1●システムの構成図（画像クリックで拡大）

処理速度が格段に向上しトラブルもなくなった

　年度最初の処理が自動化され、手間が大きく軽減できたうえ、追加申込の処理と当選者確認、チケット引換処理の時間が大幅に短縮した。また学生にとっても、これまで書類で提出していた希望講座の申し込みが、パソコンや携帯電話からWeb予約システムにログインして、予約できるよにうになった。そのため授業や就職活動の時間を圧迫することがなく、空き時間に登録作業が行なえ、自分の希望も以前より通りやすくなったと、好評を博している。また、チケットの渡し間違いなどのトラブルもなくなり、導入の効果は大きい。

図2●チケット発券までの流れ（画像クリックで拡大）

　さらに、学外にも公開しているコンサートなどの講座のチケット管理も、同じシステムを利用できる。

　今後は「学生証がICカード化すれば、電子マネーや電子チケットなどの導入も考えています」と、さらなるシステムアップも視野に入れているそうだ。